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リモートワーク・在宅勤務

テレワークの効率が悪い・効率低下の原因と対策│効率化ツール・グッズも紹介

テレワークで効率化を徹底し、会社員+フリーランスで月100万稼ぐなかのの夫です。

  • テレワークの効率悪い…何が原因なんだろう?
  • テレワークになって効率低下したんだけど、改善できるの?どうやったらいい?

こんな「テレワークの業務効率が悪い・効率が低下した…」みたいなお悩み・疑問にお答えします。

はじめてのテレワークはオフィス勤務と何もかも違う環境で戸惑う方は多いもの。

きっとこれをお読みのあなたもそんな一人ではないでしょうか?

そこでこの記事では、会社員としてもフリーランスとしても共にテレワークをこなす僕が、

  1. テレワークの効率が悪い・低下する原因
  2. テレワークの業務効率化法
  3. テレワークの効率を上げるツール・グッズ等

主にこの3点をまとめました。

これを読めば、原因から効率UP法まで丸わかりです!

僕の経験をもとにノウハウをつめこみましたので、ぜひご参考になさってください。

この記事の目次

テレワークの効率が悪い・効率が低下する原因は何?

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因

テレワークで「効率が悪い」や「効率が低下する」ときの原因

では早速、「テレワークは効率悪い」「テレワークになって業務効率が低下した」という人が抱える原因から見ていきましょう。

僕の経験上、原因は以下のとおり。

  1. 朝起きて着替えない
  2. 適度に休憩を取らない
  3. 決まった時間に仕事を開始しない
  4. ツール・グッズ・ネット環境など作業環境が悪い
  5. 食べすぎ・飲みすぎ
  6. 運動不足
  7. 音楽を聴きながら仕事している

これが僕が実感したこと。

では以下からは、それぞれ僕の経験を交えてもう少し掘り下げていきます。

① 朝起きて着替えない

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 着替えない

服装や身なりに気を使わなくていいのはテレワークのメリットですが、さすがに朝起きてパジャマのまま勤務はNGです。

僕も最初はパジャマのまま勤務してたこともあったのですが、超ダラケます。

なかのの夫
なかのの夫

寝るときの格好のまま着替えない=体も心も休みモードな感じなので、切り替えができる仕事にも身が入らず、業務効率落ちまくりです。

服装って仕事のスイッチになっていて、通勤時にスーツに着替えるというのは正にそれ。

テレワークの効率を高めるには「仕事モードに気持ちを切り替える」のが大切。

着替えずそのままはそれができていないということ。この時点で効率落ちてるわけです。

② 適度に休憩を取らない

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 休憩とらない

ろくに休憩を取らずに「早く終わらせたい!」みたいに仕事をぶっ続けでこなすのはやめましょう。

過去の僕なんか、正にこのタイプ。

なかのの夫
なかのの夫

在宅だと仕事が捗るタイプということもあり、休憩を取らずに朝から昼までぶっ通し…みたいなことをしてました。

でも心身ともにパフォーマンスは落ちていくわけで、休憩入る直前なんかヘトヘト。

「うわー疲れたなぁ」と感じるころには業務効率は最低レベルまで落ちてしまいます。

疲れたなと感じる前には休憩を取るのがいいですね。

※テレワークの業務効率を上げるための休憩のとり方は、この後解説します。

③ 決まった時間に仕事を開始しない

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 決まった時間に仕事を始めない

テレワークだと、生活リズムが不規則になりがち。

  • 通勤電車がないから朝ゆっくり寝れるし、今日は夜ふかししよう
  • 仕事開始の時間だけど、まぁ多少は遅れてもいいよね

…みたいにして決まった時間に仕事を始めないのも、テレワークの業務効率を著しく低下させます。

これはルールを守ってないということなので、まず規律的な意味で良くないです。

加えて、「ルール守んなくてもいいか」という意識が業務そのものにまで及びます。

結果、効率が死ぬほど落ちて、1日の終わりに「あれ?今日何したっけ?」状態になっちゃいます…

④ ツール・グッズ・ネット環境など作業環境が悪い

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 ネット環境や作業環境が悪い

単純に作業環境の問題もあります。

よくあるのが、

  • ネットの速度が遅い・つながらない
  • パソコンが重い・調子が悪い
  • 机や椅子が体に合ってなくて首・肩・腰が痛い
  • 周囲の音がうるさくて集中できない

…等です。単純に使う道具や環境が悪いことで、集中して業務に打ち込めない状態になってるわけです。

僕の経験上、テレワークは環境によって業務効率の良し悪しがガラッと変わります。

なかのの夫
なかのの夫

特にネット環境とパソコンにストレスがあると、全然仕事が進みません。

テレワークはネットとパソコンなしにはできませんので、当たり前ですね。

意識的な問題はもちろんですが、使う道具や仕事場所という問題も大きいです。

⑤ 食べすぎ・飲みすぎ

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 食べすぎ 飲みすぎ

食べすぎ・飲みすぎで体に不調が出るケースも非常に多いです。

僕が特に「あーこれは効率悪くなるわ…」と実感したのが以下2つ。

  • お昼ごはんの食べすぎ
  • 毎晩のように晩酌する(お酒を飲む)

テレワークはオフィスワークに比べ、気分が開放的になるところがあります。

昼ごはん食べすぎで午後から死ぬほど眠くなって集中できません。

また、毎晩のようにお酒を飲んで、睡眠の質が落ちたり、体の調子が悪くなります。

食べすぎ・飲みすぎ=それだけ体に負荷を強いることなので、考えてみれば当然です。

⑥ 運動不足

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 運動不足

運動不足も間接的な原因になり得ます。

これは僕の行きつけの整体院の先生が言ってたことですが、

運動が足りてないと、筋肉が凝って固まっちゃいますよね。

そうすると今度は血流が悪くなるじゃないですか。すると脳にも血がめぐらなくなって、ボーッとしてきちゃうんですよ。

…とのこと。

眠くなるし、筋肉が凝れば肩こり・首の痛みとか出て、集中力の欠如にもなります。

これで業務効率がよくなるわけがありません。

テレワークになると自宅~駅~会社間の徒歩もないわ、電車の中で立つみたいなこともなくなります。

普段これ以外に運動する習慣のない人は必然的に運動不足になり、即、効率低下に…

⑦ 音楽を聴きながら仕事している

テレワーク 効率 悪い 落ちる 原因 音楽聴きながら仕事している

BGMを流しながら作業してると、集中力が欠如します。

特に自分の好きな邦楽アーティストを聴きながらの仕事は最悪です。

業務よりも音楽そのものに意識がいってしまい、集中なんかできたもんじゃありません。

  • 考える必要のない単純作業
  • 集中力が続かないときの一時的な気分転換

…などの場合なら別ですが、考えたり、高い集中力を要する業務に、BGMは不向きです。

ちなみにこれは科学的根拠もあって、東京農業大学生物産業学部が行った研究でそんな結果が出てます(以下参照)

好きな音楽を聴くことで音楽に集中してしまうために,誤答数が比較的多くなったと推察された。また,好きな音楽を聴いての作業系学習では,「注意が分散」するのではないかと推測され,学習活動を行う場合は,歌詞のある音楽を聴きながら行うことはマイナス効果と考えられた。

※出典:音の種類の違いは集中力に影響するか

自分の好きな曲を好きにかけられるのはテレワークの利点ではあるんですが、効率化の意味ではまったくの逆効果です。

なかのの夫
なかのの夫

それでもどうしても音楽・BGMをかけたい!って人は以下の記事を読んでみてください。結論「自然音、インスト、洋楽」の順におすすめですよ。

テレワーク向けBGM・音楽ジャンル&おすすめ音楽ストリーミング

「テレワークは効率悪い」「効率低下する」を防ぐ対策まとめ

テレワーク 効率化 効率 上げる

テレワークの業務効率化のコツ

テレワークになって効率が悪くなる・効率が低下するのを防ぐ対策で、特におすすめなのは以下のとおり。

  1. 大前提:ネット環境を万全にする
  2. ポモドーロ・テクニックを使う
  3. 自分なりの「仕事スイッチ」を作る
  4. テレワーク向けのツール・グッズを整える

これ以外にも、細かいことを含めると多数あるのですが、メインはこんなところ。

では、こちらも順に解説していきます。

① 大前提:ネット環境を万全にする

テレワーク 効率化 効率 上げる コツ ネット環境を万全にする

まず大前提として、ネット環境は万全にしましょう。

これができていないとそもそもテレワークの効率を上げるどころか、業務自体ができません。

さっきも言ったように、テレワークはネット(とパソコン)に依存しまくります。

ネット環境が悪いということは、

  • 連絡(チャット・ビデオ通話等)もままならない
  • 業務の進捗管理や共有ができない

…ということです。

逆に快適なネット環境があれば、それだけで業務効率はだいぶ改善します。

ちなみに僕の場合は、光回線プロバイダとポケットWiFiの両方を使っています。

これは、在宅では光回線で、カフェや旅行先など外で仕事をする時はポケットWiFiと使い分ける必要があるから。

なお、基本は光回線が必須。ポケットWiFiは速度・安定性ともに不安がありますので、あくまでもサブと考えましょう。

ちなみに、テレワークにおすすめの光回線とポケットWiFiはそれぞれ以下の記事をどうぞ。

② ポモドーロ・テクニックを使う

テレワーク 効率化 効率 上げる コツ ポモドーロテクニック

実際の業務を効率化させるためには「ポモドーロ・テクニック」を使いましょう。

まず「ポモドーロ・テクニック」について説明しておくと、

  • 25分集中して作業→5分休憩するの「合計30分」をワンセットとして繰り返す
  • 上記ワンセットを4回(合計2時間)繰り返したら、20~30分の長めの休憩を取る

…というペースで仕事をする時間管理&業務効率化テクニックです。

僕はこれを取り入れたことで以下のように業務効率がアップしました。

めちゃくちゃ集中できますので、限られた時間で最大限の成果が出せます。

個人でやってもいいですが、数人で一緒にやることもおすすめです。

なかのの夫
なかのの夫

競争意識も生まれて生産性も高まりますし、テレワークではなかなか味わえない「チームで一緒に仕事してる」感も得られますよ!

テレワークの効率が悪い原因で「適度な休憩を取らないこと」を挙げましたが、このポモドーロ・テクニックを使えばそれも改善可能。

それぞれ5分間の短時間の休憩、20~30分の長めの休憩でやることを変えて、より業務効率化しましょう!

詳しくは以下の記事にまとめていますので合わせて読んでみてください。

③ 自分なりの「仕事スイッチ」を作る

これをやったら仕事開始する!

という自分なりの「仕事スイッチ」を作るようにしましょう。

テレワークはスーツに着替えてオフィスに通勤…のようなわかりやすいON/OFFの切り替えができません。

ですので、

  • 朝起きたらパジャマやルームウェアから着替える
  • 毎朝9時になったらダイニングテーブル上にはノートパソコン以外のものを置かない
  • 仕事部屋を設けて、その部屋に入ったら開始

…と、こんな感じでルーティーンのようなものを設けるのがおすすめです。

ちなみに僕の仕事スイッチは、毎朝NHKの朝ドラを見てコーヒーを淹れること。

これを経て、毎朝8:30から業務開始しています。

あとはお酒を飲むのは毎週末だけ、のように制限を課すことで「平日は仕事」というスイッチにもしています。

こんな感じで、自分だけがわかるスイッチで構いませんので、何か設けてみるといいです。

④ テレワーク向けのツール・グッズを整える

最後に作業環境です。

形から入るのも大事で、テレワーク向けのツール・グッズ・アプリを揃えましょう。

経験上、テレワークの効率は使う道具次第なところがあって、快適であれば効率はよく、悪ければ下がります。

なかのの夫
なかのの夫

オフィスではなんとなく我慢できそうな道具も、テレワークだとできなくなるんです(不思議ですが)

特に重視すべきは言うまでもなくパソコンで、パソコンの動作が重いと話になりません。

では具体的にどんなパソコンがいいのか、他にはどんなグッズ・ツールを揃えればいいのかは、この後詳しく解説します。

まとめてサクッとテレワーク向けの快適な作業環境が見たい方は以下記事をどうぞ。

テレワークをさらに効率化!おすすめ!ツール・グッズ・アプリまとめ

テレワーク 効率 ツール グッズ アプリ

テレワークの効率を上げる「ツール・グッズ・アプリ」一覧

最後に、テレワークの業務効率化におすすめのツール・グッズ・アプリをご紹介します。

すべて紹介すると膨大な数になってしまうので、ここでは特におすすめの4つを紹介します。

なかのの夫
なかのの夫

なお、「テレワーク向けのグッズ&ツールがまとめて一覧表で見たい!」という方は以下の記事を参考にしてくださいね。

在宅勤務/テレワークが捗る!おすすめ便利グッズ23選│快適・効率的に仕事する必需品

① テレワーク向けノートパソコン:Lenovoが最強

まずはノートパソコンですが、特にこだわりがなければLenovoが最強です。

理由は単純で、スペックに対してかなりの低価格だから(高スペックノートパソコンが5万円台)。

同じスペックの他メーカー製品に比べて1万円以上安く買えます。

ちなみに僕が推奨するスペックは以下のとおり。

  • プロセッサー:インテル Core i5以上
  • メモリー:8GB
  • ストレージ:SSD/256GB

このスペックならサクサク動いて、業務がかなり効率化するはずです。

Amazon・楽天・直販サイトと色んなところで販売してますが、おすすめは断然、直販サイト。

在庫も豊富だし、度々セールも開催&クーポンもあるので一番安く買えます。

Lenovoのメーカー直販サイトはこちら

僕もLenovoを愛用してまして、詳細なレビューは以下の記事で書いています。

② テレワーク向け業務管理ツール&アプリ:チャットやタスク管理等

テレワークの業務管理ツールは主に2種類です。

  • ビジネスチャットやビデオ通話等の「コミュニケーションツール&アプリ」
  • 業務上のやり取りをする「タスク管理ツール&アプリ」

この2つを揃えましょう。

これらなしで、旧来の電話&メールのみだと、テレワークはめちゃくちゃ非効率です。

上記2つのツールは複数人でリアルタイムで業務の進捗管理が可能になっていますので、確実に導入しましょう。

それぞれおすすめのものは以下のとおりです。参考になさってください。

コミュニケーションツール&アプリ

ビジネスチャットやビデオ通話ツールのおすすめは以下のとおりです。

ビジネスチャットで1つ、ビデオ通話ツールからも1つをピックアップするといいでしょう。

  • Slack(ビジネスチャットの大定番で世界シェアNo.1)
  • ChatWork(国産のビジネスチャット。同じく定番でタスク管理もしやすい)
  • Typetalk(90日間無料で試せる!使いやすさ抜群の最新ビジネスチャット)
  • ZOOM(ビデオ通話ツールの大定番)
  • Skype(ZOOMと並ぶビデオ通話ツール)

タスク管理ツール&アプリ

タスク管理するなら以下のツール&アプリがおすすめです。

  • Backlog(30日間無料で使える大定番ツール。徹底した見える化が魅力!)
  • Trello(ディスプレイにふせんを貼り付けるイメージでタスク管理できるツール)
  • Team Hack(タスク管理とチャット・ドキュメント管理が一体になったツール)

③ テレワーク向けヘッドセット:通話・会議に必須

ヘッドセット(イヤホン・マイク一体型)はあって損しません。絶対用意しましょう。

テレワークでは、グループ通話やビデオ会議が頻繁に行われます。

相手の音声をクリアに聴き、自分の声をきちんと届けることが可能なヘッドセットは必需品です。

通話しながら仕事をすることもできるので、テレワークの業務効率が段違いですよ!

ちなみにヘッドセットは、

  • USBによる有線接続タイプ
  • Bluetoothによる無線接続タイプ

…の2種類があります。

前者は充電が必要なく音声もクリアですが、コードの煩わしさはあります。

後者はコードレスでスタイリッシュに使えますが、充電が必要で値段も張ります。

用途に応じて自分に合った方を選びましょう。

ちなみに僕がおすすめするのはそれぞれ以下のとおり。ご参考にどうぞ。

✓ USBタイプのおすすめヘッドセット

✓ Bluetoothタイプのおすすめヘッドセット

上記以外でテレワークに向いてるヘッドセットが知りたい方は、以下の記事をどうぞ。

選び方のポイントと、Amazonのレビューをくまなくチェックした上でおすすめのヘッドセットを厳選してます。

④ テレワーク向けの椅子:良いオフィスチェアを買おう

椅子を変えると作業環境はかなり改善されます。

テレワークはオフィスワーク以上に「座ること」が増えます。

  • 別の部署へ行ったり会議で社内を移動
  • 同僚・上司・部下の席まで移動
  • 客先へ外出

みたいなことが減るので、立っている時間・歩く時間ががっつり削られ、一日のほとんどの時間を椅子の上で過ごすことになります。

それだけに、体に合わない椅子や机やテーブルの高さに合わない椅子に座っていると、体に不調が出ます。

首・肩や腰痛はもちろん、痔になることも少なくありません。

なかのの夫
なかのの夫

実際僕はテレワーク開始1ヶ月で痔になってしまい、人生ではじめてボラギノールを購入することになりました。笑 幸いにも椅子とクッションを変えてからすぐに改善したので、やっぱり体に合うものは大事だなと思いました…

快適な椅子はテレワークの効率を何倍にも高めてくれますので、こだわって良いものを買いましょう。

おすすめはオフィスチェアですが、床に座る生活をしてる人は座椅子を検討しましょう。

それぞれおすすめは以下のとおりです。

✓ おすすめのオフィスチェア(椅子)

✓ おすすめの座椅子

これ以外でテレワーク向けのオフィスチェア、座椅子が知りたい人はそれぞれ以下の記事をどうぞ。

こちらでも選び方のコツも解説していますので、気に入ったものが選べるはずです。

事実:テレワークの効率調査では「効率UPした」の声が多い

テレワーク 効率 調査

調査では「テレワークになって効率UPした」の声が多い

ここまでは「業務効率が悪い・効率が低下した」という点を中心に紹介してきましたが、実は、「テレワークを導入して業務が効率化した」という声はとても多いです。

もちろん業種・職種・個人によります。

とはいえ、正しく実施すれば「導入したことでオフィスワークよりも業務効率化できた」という声が多いのは事実。

ここではまず、テレワークに関する調査例を3つほどご紹介します。

インフォマートの調査:8割が「オフィス勤務と同等以上の業務効率」

インフォマートが2020年4月に実施したアンケートではわずか3日間で3347件もの回答が集まりました。

結果は「効率が上がった」は47.3%、「変わらない」が31.8%。

合計で約8割の人が「オフィス勤務と同等以上の業務効率を実感」と回答しています。

ちなみにテレワークの場所としては自宅が87.7%と最も多い結果に。

自宅では集中できないという声が取り上げられがちですが、これだけ多くの人が業務効率化を感じているようです。

※参考元:急速に広がる『テレワーク』、経理部門が導入するメリットとは?(インフォマート)

エン・ジャパンの調査:67%が「引き続きテレワークで働きたい」

エン・ジャパン株式会社が行った調査では、テレワーク経験者が働いた理由の第1位は「仕事効率化」のため。

さらにテレワーク経験者の67%が「引き続きテレワークで働きたい」と回答しています。

実際の回答には、

  • 効率よく働け、集中もできる
  • 空きの時間で事務所に帰るのではなくカフェなどで仕事が出来た方が、効率がいいし移動による経費も節約出来る

こんな声も並んでいます。

※出典:9,586名の社会人が回答した「テレワーク」実態調査(エン・ジャパン)

株式会社GV:8割以上がリモートワークは「満足」

株式会社GVが行った全国20代~60代の500名のリモートワーカーを対象にした調査では、64.2%がオフィスワークよりリモートワークの方が効率的と回答。

さらに83.6%のリモートワーカーが働き方に「満足」と回答し、その理由として「通勤時間がなく無駄な時間が削減できる」が最も多くなっています。

ちなみにその他の理由としては

  • 自宅で業務に集中できる
  • 健康管理(風邪などの感染症予防)ができる
  • 人間関係によるストレスがない
  • 仕事と家事・育児を両立できる

…等が並んでいます。

※出典:【働き方改革 意識調査】オフィスワークとリモートワーク、仕事効率が良いのは?(まねーぶ)

「テレワークの効率悪い・効率が低下した」は対策可能です

テレワーク 効率化

テレワークはやり方次第でオフィスワーク以上に「効率的」です

テレワークの業務効率はちょっとした工夫でいくらでも改善可能。

改めて、テレワークの業務効率をUPさせるコツのみまとめとくと、以下のとおり。

  1. 大前提:ネット環境を万全にする
  2. ポモドーロ・テクニックを使う
  3. 自分なりの「仕事スイッチ」を作る
  4. テレワーク向けのツール・グッズを整える

これを意識するだけでもだいぶ変わると思います(特にネット環境は大事!)。

なかのの夫
なかのの夫

テレワークは、オフィスワークとはかなり勝手が違い、私生活と仕事が紙一重。

ON/OFFの切り替えだったり、仕事のペースがつかみづらかったり、コミュニケーションが取りづらかったり…

色々と不便なところもありますが、工夫すればオフィスワーク以上に業務効率が高い働き方です。

今回の内容を参考にしていただき、ぜひ業務効率上げまくってください。

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なかのの夫

『パパが本業、会社は副業』がテーマの複業家。
副業がんばって、1日5時間労働&リモートワークの会社員に転職し、フリーランスではブログ・SNS・Web制作。家族と365日一緒&場所にとらわれない自由なライフスタイルを実現しました。
子どもに『いってらっしゃい&おかえり』が言えるのが小さな誇りです。➜ 詳しいプロフィール

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